Scope is het Engelse woord voor bereik. Het is een term die vaak wordt gebruikt in het bedrijfsleven om het bereik van een project te bepalen en als gevolg hiervan ook de begrenzingen die van toepassing zijn. In een project scope statement worden alle belangrijke punten opgenomen waar de stakeholders van op de hoogte moeten zijn. Het betreft een vrij rigide structuur waarbij de introductie van nieuwe elementen ingrijpende gevolgen kan hebben voor het verdere verloop van het project. Wat is scope en hoe kan het helpen om de efficiëntie binnen organisaties te verbeteren?
De betekenis van scope binnen een organisatie staat voor een nauwkeurig uiteengezet raamwerk waarin alle onderdelen van project worden opgenomen. Onderdelen die deel uitmaken van een project scope zijn bijvoorbeeld:
Daarnaast worden de voornaamste stakeholders benoemd evenals de processen, aannames en restricties die van toepassing zijn. Kortom; alle essentiële informatie over een project voor alle direct betrokkenen. Het statement zal doorgaans door de projectmanager worden opgesteld en door een ander persoon worden geautoriseerd en later worden getoetst.
Een vizier op een vuurwapen wordt eveneens een ‘scope’ genoemd. Naast het bereik staat de scope binnen project management ook voor focus en de beperkingen die op een project van toepassing zijn.
Alle informatie die van belang is wordt beschreven in een document dat duidelijk moet zijn voor alle belanghebbenden. Het moet duidelijk zijn waarom het project is opgezet en wat de voornaamste doelstellingen zijn. Het werk van de teamleden wordt beschreven inclusief de elementen die van invloed kunnen zijn op de resultaten. Er kunnen beperkingen zijn die een negatieve invloed kunnen uitoefenen op de uitkomst van het project waaronder een beperkt budget of tijdsduur. Er zullen mijlpalen gedefinieerd worden om tijdens het traject evaluaties uit te kunnen voeren. Ook zaken die uitgesloten zijn van het project worden opgenomen in dit statement.
Er moeten vooraf criteria worden bepaald waarop de resultaten te beoordelen zijn. Denk aan de kwaliteit en functionaliteit van een product. Projecten kunnen variëren van heel eenvoudig met slechts enkele stakeholders tot zeer complexe trajecten met veel tussentijdse leveringen. Hier is een voorbeeld van een eenvoudige project scope:
Er kunnen zaken mislopen tijdens het traject, mogelijke risicofactoren die vooraf te bepalen zijn maken ook onderdeel uit van de project scope.
Als er sprake is van scope creep kunnen er nieuwe zaken geïntroduceerd worden die een nadelige invloed hebben op het project. Hoewel het mogelijk is om een traject gaandeweg aan te passen is dit niet wenselijk. Alles wat vooraf voorzien kan worden zal in de scope reeds gedocumenteerd zijn. In praktijk komt het regelmatig voor dat projecten niet geheel volgens planning verlopen. Door dit bij de project beperkingen vooraf op te nemen kan er snel gehandeld worden in het geval van onvoorziene omstandigheden.
Bij een project scope is het basisconcept bekend en gedefinieerd, ook zijn de gewenste resultaten duidelijk omschreven. Het traject van concept tot uitwerking is nooit compleet te voorspellen. Naast het beschrijven van de zaken die tot het project behoren dient er ook voldoende rekening gehouden te worden met de zaken die juist niet behoren tot de scope van het project. Als dit niet voldoende gebeurt bestaat er namelijk het risico dat er steeds nieuwe elementen geïntroduceerd worden.
