Een E-mailhandtekening is een standaard afsluiting van een E-mail vanuit een persoon of organisatie. Het is mogelijk om dit handmatig in te vullen, of een standaard blok in te stellen. Deze handtekeningen kunnen naast tekst ook afbeeldingen of hyperlinks bevatten. Wat is een E mailhandtekening en hoe kun je deze maken?
Bij een brief op papier wordt doorgaans afgesloten met een boodschap als “met vriendelijke groet”, “hoogachtend” of een soortgelijke melding, met vervolgens de naam van ondergetekende. Voor digitale correspondentie is dit een E-mailhandtekening, waarbij er meer mogelijkheden bestaan dan op papier mogelijk is. Denk aan het toevoegen van een profielfoto, een logo of koppelingen naar een website of mailadres.
Er zijn verschillende mogelijkheden om een E-mailhandtekening te maken. Het is uiteraard mogelijk om bij iedere nieuwe mail zelf een boodschap in te voeren. Daarnaast is het in de meeste mailprogramma’s mogelijk om een standaard ‘E-mail signature’ te definiëren. Wanneer er gebruik wordt gemaakt van meerdere accounts kan per mail account een unieke boodschap ingevuld worden.
Naast platte tekst is het ook mogelijk om HTML elementen te gebruiken. Daarmee is een E mailhandtekening maken niet veel anders dan een (eenvoudige) webpagina ontwerpen. Zo kan er naast tekst in het gewenste lettertype ook gebruikt worden gemaakt van ‘rich media’ zoals een afbeelding. Daarmee kan zakelijke correspondentie binnen een uniforme huisstijl worden weergegeven. Het is daarbij verstandig om rekening te houden met ontvangers die niet in staat zijn om HTML mails te openen, of mensen met een beperking die afbeeldingen wellicht niet kunnen bekijken. Naast naam en functie kunnen ook elementen worden opgenomen zoals een link om uit te schrijven bij mailings.
Een E-mailhandtekening geeft een persoonlijk karakter aan E-mail correspondentie. Standaard handtekeningen definiëren bespaart tijd en draagt bij aan een consistentie wijze van communiceren.
