Een E-mailadres is een uniek adres om communicatie via internet mogelijk te maken. Berichten worden eerst opgesteld en vervolgens naar één of meerdere adressen verzonden. E-mails kunnen lokaal worden opgeslagen of online. Wat is een E-mailadres en hoe is een mailadres opgebouwd?
De eerste E-mail werd gestuurd door Ray Tomlinson in 1971. Hij stuurde zichzelf een test mailtje met daarin de tekst “something like QWERTYUIOP.” Hoewel hij deze mail verzond naar zichzelf, ging het bericht via ARPANET, de voorloper van het internet zoals we dit nu kennen. In 1996 werden er voor het eerst meer e-mails verstuurd dan fysieke brieven. Iedere mail account is gekoppeld aan een uniek E-mailadres, dat altijd op dezelfde wijze is gestructureerd:
Om E-mails te zenden en ontvangen is een mailprogramma vereist, ook wel een mail client genoemd. Dit kan een applicatie zijn zoals Microsoft Outlook voor Windows, of een webmail dienst zoals Gmail. Deze programma’s maken verbinding met een server om mails te downloaden, in de meeste gevallen worden berichten ook online bewaard. Het is overigens wel in te stellen dat mails na downloaden worden verwijderd van de server. Het is eveneens mogelijk om dezelfde mail direct naar een groot aantal ontvangers te sturen. Voor marketing doeleinden wordt vaak gebruik gemaakt van mailing diensten zoals MailChimp, waarmee bijvoorbeeld geautomatiseerde marketing E-mails verzonden worden.
De nieuwe AVG richtlijnen hebben impact gehad op de wijze waarop bedrijven mogen omgaan met persoonlijke gegevens. Dit heeft ook betrekking gehad op het bewaren van een mailadres. Sommige zaken liggen voor de hand, toch gaan ze nog regelmatig mis. Denk aan het verzenden van een mailadres door gebruik te maken van het ‘AAN’ veld in plaats van het ‘CC’ veld. Een mailadres wordt door de Autoriteit Persoonsgegevens niet als expliciet veilig aangemerkt. Ze benadrukken dat organisaties maatregelen moeten treffen dat onbevoegden geen toegang kunnen krijgen tot de informatie. Er worden in de wet geen specifieke maatregelen omschreven, het is aan de beheerder van de adressen om hierin een afweging te maken.
Als een organisatie mailadressen deelt met andere partijen dan zal er een verwerkersovereenkomst afgesloten moeten worden. Hierin worden de verantwoordelijkheden van de verwerkende partij beschreven. Denk aan het aanbieden van een mailinglijst aan een derde partij. Ontvangers hebben ook een verantwoordelijkheid om te waken over hun mailadres en mailbox. Denk aan het gebruik van 2-factor authenticatie wat betekent dat er naast een gebruikersnaam en wachtwoord een andere methode van verificatie nodig is.
Het is mogelijk dat beheerders van platformen de privacy van gebruikers beschermen door een intermediair adres te genereren. Denk aan een abonnement op Spotify via een Apple iPhone waarbij het iOS besturingssysteem een willekeurig mailadres aanmaakt voor de correspondentie om het echte mailadres te beschermen.
De eerste webmail client dateert uit 1994 en werd ontwikkeld door een wetenschapper van CERN. Twee jaar later zou Hotmail verschijnen. Gmail zou in 2004 gelanceerd worden, dit online mailadres groeide uit tot de meest populaire webmail optie.
Een webmail mailadres is doorgaans gratis te gebruiken terwijl voor een traditioneel mailadres betaald moet worden. Denk aan een ‘info@…’ adres voor bedrijven. Een betaalde service kan voordelen bieden zoals het ontbreken van gesponsorde onderdelen of een herkenbare naam voor ontvangers. Met name ondernemers zullen gebruik maken van een mailadres dat gekoppeld is aan de domeinnaam waar de zakelijke website op te vinden is. Webmail en ‘standaard’ e-mail is overigens wel steeds meer naar elkaar toegegroeid. Zo is een mailadres vrijwel altijd via een web interface te bereiken, push-notificaties zijn ook altijd een optie.
