Een kick off meeting is de eerste bijeenkomst van een team waarbij de opdrachtgever doorgaans ook aanwezig zal zijn. De inhoud van een dergelijke bijeenkomst kan verschillen naargelang de sector en doelstellingen die door de opdrachtgever bepaald zijn. De participanten kunnen reeds bekend zijn met elkaar, het is tevens mogelijk dat het een kennismaking zal zijn voor teamleden. Wat is een kick off meeting en waar komt deze term vandaan?
De term kick off meeting komt uit het voetbal. De aftrap wordt in het Engels ‘kick off’ genoemd, de start van de wedstrijd. Bij een kick off meeting zijn de eerste stappen al genomen, zo is er een team samengesteld en de opdrachtgever heeft de beoogde resultaten aangegeven. De bijeenkomst is dus niet de eerste stap in een traject, het is wel de eerste maal dat alle betrokkenen bij elkaar komen om de verdere koers te bepalen.
Er zijn meerdere redenen om een kick off meeting te organiseren zoals:
De teamleden ontmoeten elkaar en worden in de gelegenheid gesteld om met elkaar kennis te maken als dit niet eerder is gebeurd.
De taken per teamlid worden duidelijk gedefinieerd zodat iedereen weet welke rol vervuld moet worden binnen het geheel.
Teamleden worden enthousiast gemaakt en er ontstaat een gevoel van saamhorigheid.
Er worden praktische zaken afgewikkeld in teamverband zodat iedereen dezelfde informatie ter beschikking heeft.
De opdrachtgever kan het project in context plaatsen en kennismaken met het team dat het project gaat realiseren.
Er is geen vaste vorm voor kick off meetings, de doelstellingen kunnen afwijken. Het zal altijd een bijeenkomst zijn met meerdere participanten in de eerste fase van een traject. De bijeenkomst vindt plaats na goedkeuring van het project en het kiezen van teamleden.
Traditioneel wordt een kick off meeting georganiseerd op het kantoor van de uitvoerende organisatie. In een connected community waarbij betrokkenen op diverse locaties werkzaam kunnen zijn worden dergelijke bijeenkomsten steeds vaker online georganiseerd via software als Microsoft Teams, Zoom of Slack. Hoewel video doorgaans niet direct een toegevoegde waarde heeft voor het project kan het voor teambuilding en interactie van belang zijn om elkaar live te kunnen zien.
