Download jouw gratis SEO Checklist!
46 checks voor ijzersterke SEO vriendelijke content

Direct gratis in je mailbox
2.400 marketeers en ondernemers gingen je voor
Wekelijks de beste content in je mailbox

Wat is backoffice?

Backoffice of ook wel back office is een term die traditioneel gebruikt wordt als deel van de organisatie dat niet direct zichtbaar is voor de klant. In het Nederlands wordt hiermee de administratieve afdeling aangeduid van een organisatie, ook logistiek kan onderdeel uitmaken van deze categorie. Het is een term die is overgenomen in software ontwikkeling, het Microsoft BackOffice Server pakket was een pakket dat gericht was op de kleine ondernemer. Wat betekent backoffice en wat valt er dan onder frontoffice?

Definitie backoffice

Alle delen van de organisatie die niet direct gerelateerd zijn aan klanten vallen in principe onder de backoffice van de onderneming. Ze zijn als het ware ‘onzichtbaar’ voor de klant maar ze vormen wel een belangrijk onderdeel van de bedrijfsvoering. Dit onderdeel van de organisatie staat los van de directie, die vaak ook elders gehuisvest is. Er kan een onderverdeling gemaakt worden tussen administratieve processen en logistieke processen. Fabricage en productie maakt geen deel uit van backoffice processen, hoewel ook dit deel van de keten niet direct zichtbaar is voor de klanten.

Wat is frontoffice?

Waar een achterkant is moet uiteraard ook een voorzijde zijn. De frontoffice of front office is het deel van de organisatie dat direct contact onderhoud met klanten. Denk aan de verkoopafdeling, marketing en ondersteuning. De invulling van deze afdeling varieert per organisatie en sector.

Er kan een overlap zijn in dienstverlening en taken in de backoffice en frontoffice. Zo kan een servicemedewerker die contact heeft met klanten ook verantwoordelijk zijn voor administratieve taken. Met name in kleinere organisaties is de scheidingslijn minder zwart-wit te bepalen.

Risico van front- en backoffice scheiding

Een klant in een winkel ziet producten in schappen liggen. Naast de vakkenvuller is ook de persoon achter de kassa zichtbaar maar daar houdt het eigenlijk wel op. Hoe het product daar is gekomen is niet van belang voor de klant. Artikelen komen uit het magazijn, die zijn geleverd door een logistieke organisatie, de producten werden daarvoor ingekocht door de afdeling inkoop van leveranciers die zelf ook weer een keten aan afdelingen bezitten. Het productassortiment wordt bepaald door de afdeling inkoop dat onderdeel uitmaakt van de backoffice.

Verkopers in winkels weten niet altijd raad met het productassortiment. Als de inkoopafdeling een goede deal kan maken met een leverancier is het aan de verkoper om de klant te overtuigen dat ze dit product nodig hebben. Als er geen communicatie bestaat tussen voorkant en achterkant kan de keten verstoord raken. Als de processen exclusief gestuurd worden door de backoffice zonder terugkoppeling vanuit de frontoffice is het mogelijk dat de klant op een gegeven moment afhaakt. Dit staat in direct verband met vraag en aanbod. Een organisatie kan uitgaan van aanbod om vraag te creëren, er zijn ook organisaties die juist inspelen op de vraag en daar aanbod bij leveren.

Front- en backoffice software

In software betekent backoffice een applicatie die voor interne toepassingen is bestemd zoals fabricage, planning en voorraadbeheer. Een frontoffice applicatie heeft direct betrekking op klanten, denk aan klantenondersteuning, marketing automatisering en klantbeheer via een CRM.

Microsoft BackOffice Server software

In 1994 lanceerde Microsoft de BackOffice server voor Windows NT. Dit product werd gericht op kleinere ondernemingen om back office toepassingen uit te voeren. In 2000 kreeg het product de naam Windows Small Business Server, een applicatie die nog steeds bestaat en verkrijgbaar is voor Windows computers.

Steeds meer handelingen kunnen geautomatiseerd worden met software, ook wordt er in toenemende mate gebruik gemaakt van online toepassingen om de werkzaamheden uit te voeren. Dit heeft geleid tot een decentralisatie van de backoffice in veel ondernemingen. Ook vindt er consolidatie plaats van diverse afdelingen die voorheen los van elkaar taken uitvoerde. Je kunt stellen dat taken meer samenkomen terwijl de uitvoerende werknemers juist meer gedecentraliseerd werken.

Regelmatig delen we inhoudelijke kennisvideo’s op YouTube.
Volg ons op Instagram voor minder officiële posts.
Blijf op de hoogte via LinkedIn van blogs en zakelijk nieuws.
Volg ons op Facebook.

Al onze begrippen

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z