Heb jij al een stijlgids voor jouw organisatie? Een stijlgids – ook wel stijlboek of brand style guide genoemd – is sowieso al essentieel om de consistentie in je communicatie-uitingen te kunnen waarborgen. Maar met de sterke opkomst van artificial intelligence is een goed opgestelde stijlgids nog eens extra belangrijk geworden. Een stijlboek stelt AI-tools, zoals ChatGPT, namelijk in staat om de onderdelen die in jouw gids beschreven staan perfect na te bootsen en de output aan te passen naar de richtlijnen van jouw specifieke bedrijf.
In dit artikel lees je wat een stijlgids precies is, welke voordelen het je biedt en hoe jij een stijlgids opstelt voor jouw bedrijf.
Zelf een stijlgids maken: de elementen waaruit de gids bestaat
Ben je overtuigd en wil je zelf een stijlgids maken voor jouw organisatie of merk? Een stijlgids template is opgebouwd uit onderstaande elementen (of in ieder geval een aantal hiervan):
- Tone of voice
- Omschrijving producten/diensten
- USP’s
- Doelgroep
- Kernwaarden
- Regels schrijfwijze
Stijlgids | 1. Tone of voice
De tone of voice, oftewel de toon van de communicatie, is de manier waarop een merk, bedrijf of individu zich uitdrukt in woorden, zowel schriftelijk als mondeling. Deze toon weerspiegelt vaak de persoonlijkheid en de kernwaarden van het merk en speelt een cruciale rol in hoe het publiek de boodschappen interpreteert. Denk bij de tone of voice bijvoorbeeld aan aspecten als:
- De sfeer die je wil creëren. Ga je voor een formele of informele sfeer, zakelijk of creatief? Mag het commercieel en verkopend zijn of houd je het graag informatief? En houd je van krachtige woorden, of geef je de voorkeur aan eenvoudige woorden?
- Of je wel of geen vakjargon gebruikt. Zorg dat de manier waarop je schrijft overeenkomt met wat je lezers weten, waar ze in geïnteresseerd zijn en wat ze van je verwachten.
- Zinslengte en structuur. Houd je je teksten graag kort, bondig en vlot? Of ben je graag zo volledig en detailgericht mogelijk in je communicatie?
Zelf een tone of voice opstellen: hoe doe je dat?
Voor het opstellen van de tone of voice van jouw organisatie of merk kun je rekening houden met onderstaande aspecten:
- De doelgroep. Wie zijn de lezers of luisteraars? Een jonger publiek kan bijvoorbeeld een informelere en energiekere toon vereisen, terwijl een professioneel publiek wellicht een meer formele en informatieve benadering prefereert.
- De merkpersoonlijkheid. Hoe wil jouw bedrijf gezien worden? Vriendelijk, betrouwbaar, innovatief, autoritair, zorgzaam? Deze karaktereigenschappen beïnvloeden direct de keuze van woorden en zinsconstructies.
- De missie en visie. Ook wel de why, how en what genoemd.
- Culturele overwegingen. De culturele achtergrond van een doelgroep kan ook invloed hebben op de tone of voice. Wat in de ene cultuur als respectvol wordt beschouwd, kan in een andere als te formeel of afstandelijk worden gezien.
- Situatie. Afhankelijk van de context of de situatie kan de tone of voice variëren. Bijvoorbeeld, crisiscommunicatie vereist een andere toon dan een promotiecampagne.
- De communicatiedoelen. Wat probeer je met de communicatie te bereiken? Overtuigen, informeren, entertainen of ondersteunen? Elke doelstelling kan een andere toon vereisen; overtuigende teksten kunnen bijvoorbeeld direct en krachtig zijn, terwijl informatieve teksten helder en beknopt zijn.
Goed om te weten: het effect van het kanaal
Bij communiceren is het van belang dat je over het algemeen één herkenbare tone of voice aanhoudt. Toch is het soms noodzakelijk om de details van je boodschap subtiel aan te passen aan het kanaal dat je gebruikt en het type tekst dat je schrijft, zodat het beter past bij het medium. Op je eigen website heb je de vrijheid om uitgebreid te informeren zonder beperkingen. Op social media pas je je aan aan de normen van het platform en optimaliseer je de content voor maximale deelbaarheid. En een radiocommercial vraagt om een beknopte en pakkende boodschap die blijft hangen bij een groot publiek.
Stijlgids | 2. Omschrijving producten/diensten
Het tweede onderdeel van een goede stijlgids is een heldere, beknopte beschrijving van jouw producten en/of diensten. Want hoewel medewerkers hier een goed beeld van hebben, hebben AI-tools dat niet altijd. Door de producten en/of diensten die je aanbiedt uiteen te zetten in je stijlboek, genereer je uiteindelijk betere output met AI.
Stijlgids | 3. USP’s
Waarin onderscheidt jouw organisatie zich ten opzichte van de concurrent? En welk voordeel halen jouw klanten hieruit? Zet jouw Unique Selling Points uiteen in je stijlgids. Zo weten je medewerkers en de AI-tools wat er in ieder geval naar voren moet komen in de teksten/communicatie.
Stijlgids | 4. Doelgroep
Een heldere, gedetailleerde beschrijving van je doelgroep helpt je medewerkers en AI om de communicatie beter te laten aansluiten bij hun wensen, behoeften en pijnpunten. Beschrijf je doelgroep en stel eventueel één of meerdere persona’s/ijkpersonen op.
Stijlgids | 5. Kernwaarden
Het benoemen van je kernwaarden in de stijlgids is voornamelijk relevant als je diensten aanbiedt als organisatie. Wil je als bedrijf bijvoorbeeld samenwerken met een onlinemarketingbureau, dan wil je weten met wat voor persoonlijkheden/karaktereigenschappen je te maken krijgt. Bij een webshop is dit vaak een stuk minder relevant om te benoemen. Bepaal dus zelf of het wel of niet relevant is om kernwaarden op te nemen in je stijlgids en zet ze zo nodig helder uiteen.
Stijlgids | 6. Regels schrijfwijze
Benoem als laatste onderdeel in je gids of jullie als organisatie specifieke richtlijnen en regels aanhouden met betrekking tot de schrijfwijze van bepaalde woorden. Denk aan hoofdlettergebruik in merk-/organisatienamen, wel of geen gebruik van vakjargon en de regels die jullie aanhouden voor het gebruik van interpunctie en afkortingen.
Extra tips voor het opstellen van een goede brand style guide
Voor het opstellen van een goede, heldere redactionele brand style guide, houd je rekening met onderstaande tips:
- Maak het relevant: De stijlgids moet relevant zijn voor je doelgroep en je merkidentiteit.
- Maak het beknopt: De stijlgids moet beknopt en gemakkelijk te begrijpen zijn.
- Maak het toegankelijk: De stijlgids moet toegankelijk zijn voor alle teamleden die content maken.
- Houd het up-to-date: De stijlgids moet regelmatig worden bijgewerkt om rekening te houden met veranderingen in de doelgroep, de meridentiteit of de trends in contentmarketing.
