NAW-gegevens

NAW-gegevens is een afkorting die staat voor Naam, Adres en Woonplaats. Deze basisinformatie wordt door bedrijven, overheidsinstanties en organisaties gebruikt om personen te identificeren en te registreren. NAW-gegevens zijn essentieel voor het leveren van diensten, versturen van producten, facturatie en administratieve doeleinden. In de huidige digitale wereld vallen deze gegevens onder strenge privacywetgeving omdat ze direct herleidbaar zijn tot personen.

Let op: NAW-gegevens moet niet verward worden met BAW-gegevens (Besluit Actuele Waarde), een term die in administratieve context wordt gebruikt voor activa en passiva.

Welke informatie valt onder NAW-gegevens

NAW-gegevens bestaan uit drie hoofdcomponenten die samen de basisidentificatie van een persoon vormen:

• Naam: De voor- en achternaam van de persoon
• Adres: De straatnaam, huisnummer (eventueel met toevoeging) en postcode
• Woonplaats: De gemeente waar het adres zich bevindt

Hoewel NAW in zijn meest basale vorm alleen deze drie elementen omvat, worden in de praktijk vaak aanvullende contactgegevens verzameld die samen met NAW een completer beeld van de persoon geven.

“Bij het verzamelen van NAW-gegevens is het cruciaal om alleen informatie te vragen die echt noodzakelijk is voor jouw dienstverlening. Dit is niet alleen wettelijk verplicht onder de AVG, maar zorgt ook voor een betere gebruikerservaring in webshops en formulieren.”
Rick – Online Marketing Specialist bij Doublesmart

NAW-gegevens als onderdeel van persoonsgegevens

NAW-gegevens vormen slechts een klein deel van alle mogelijke persoonsgegevens. In het digitale tijdperk worden veel meer gegevens verzameld die samen een uitgebreid profiel kunnen vormen. Hieronder vallen deze gegevens binnen verschillende categorieën:

Identificerende gegevens

• NAW-gegevens (naam, adres, woonplaats)
• Geboortedatum en -plaats
• BSN (Burgerservicenummer)
• ID-kaart, paspoort of rijbewijsnummer

Contactgegevens

Naast de traditionele NAW-gegevens worden meestal ook deze communicatiemiddelen verzameld:

• Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
• E-mailadres
• Social media accounts (bijvoorbeeld LinkedIn, Facebook, Twitter)

NAW-gegevens en privacywetgeving

Onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) worden NAW-gegevens beschouwd als persoonsgegevens. Dit betekent dat organisaties die deze gegevens verzamelen, verwerken of opslaan zich aan strenge regels moeten houden. Ze moeten onder andere:

• Een geldige wettelijke grondslag hebben voor het verzamelen van gegevens
• Transparant zijn over welke gegevens worden verzameld en waarom
• Niet meer gegevens verzamelen dan noodzakelijk (dataminimalisatie)
• De gegevens adequaat beveiligen
• De gegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk

Zelfs als de naam van een persoon ontbreekt, kunnen adres en woonplaats in combinatie met andere beschikbare informatie alsnog leiden tot identificatie van een persoon. Daarom vallen ook deze ‘gedeeltelijke’ NAW-gegevens onder de privacywetgeving.

Automatisch aanvullen van NAW-gegevens

Om het invoeren van NAW-gegevens te vereenvoudigen, maken veel conversie optimalisatie bureaus gebruik van automatische aanvultechnieken. Hierbij hoeft een klant alleen de postcode en het huisnummer in te vullen, waarna de straatnaam en woonplaats automatisch worden aangevuld. Dit vermindert fouten bij de invoer en verlaagt de drempel tot conversie in webshops.
Postverwerkende bedrijven sorteren hun post primair op basis van postcode en huisnummer, en gebruiken de overige NAW-gegevens vooral ter verificatie. Dit onderstreept het belang van correcte invoer van deze informatie.

Veilig omgaan met NAW-gegevens

Voor het veilig opslaan van NAW-gegevens en andere privacy-gevoelige informatie bestaan verschillende oplossingen:

• Wachtwoordmanagers zoals KeePass en LastPass
• Beveiligde clouddiensten met end-to-end encryptie
• Ingebouwde functies in besturingssystemen voor het lokaal en vergrendeld opslaan van persoonsgegevens

Als bedrijf is het raadzaam om een duidelijk privacybeleid op te stellen waarin staat hoe je met NAW-gegevens omgaat. Dit is niet alleen wettelijk verplicht, maar bouwt ook vertrouwen op bij je klanten.

Samenvatting

NAW-gegevens vormen de basisinformatie voor identificatie van personen en bestaan uit naam, adres en woonplaats. Deze gegevens vallen onder de privacywetgeving en moeten zorgvuldig worden behandeld. Voor bedrijven zijn deze gegevens essentieel, maar het verzamelen en verwerken ervan brengt ook verantwoordelijkheden met zich mee.
Wil je zeker weten dat jouw website of webshop op een correcte én conversie-vriendelijke manier NAW-gegevens verzamelt? De conversie optimalisatie specialisten van Doublesmart helpen je graag met het optimaliseren van je formulieren en checkout-proces.