Inhoudsopgave
- AI in het mkb: wees voorzichtig en experimenteer
- Een goed startpunt: stel simpele basisrichtlijnen op voor AI-gebruik Stel richtlijnen op voor veilig en effectief AI-gebruik
- Belangrijk: mis de AI-boot niet!
- Tip: AI gebruiken in je organisatie duur? Nee hoor
- Zo doe je een AI pilot in 8 stappen
- Twee punten vooraf
- Stap 1: Stel een projectgroep samen.
- Stap 2: Inventariseer jullie huidige situatie
- Stap 3: Bepaal jullie doelen of KPI’s
- Stap 4: Stel de goedkeuring van het MT zeker
- Stap 5: Ontwikkel vaardigheden en experimenteer
- Stap 6: Evalueer
- Stap 7: Regel goedkeuring voor de uitrol
- Stap 8: Implementeer en leg bevindingen vast
- AI in jouw organisatie: makkelijk starten doe je hier.
Deel dit artikel
Jullie willen de mogelijkheden van AI benutten om efficiënter en slimmer te werken binnen jullie marketing- en/of communicatieteam. Maar waar begin je?
In dit artikel legt Paola Hoogervorst, Head of AI & Training bij Doublesmart, je precies uit:
- Hoe je AI-adoptie op gang helpt en aanjaagt;
- Hoe je het MT meekrijgt om AI inderdaad in te zetten binnen het bedrijf;
- En hoe je AI op een ethisch en juridisch verantwoorde manier implementeert in je werkwijze.
Je vindt hier een handig en praktisch stappenplan voor elk marketing- en salesteam dat de eerste of volgende stap wil zetten met AI.
AI in het mkb: wees voorzichtig en experimenteer
Veel mkb-eigenaren en marketingmanagers willen best starten met AI, maar zijn toch ook wat huiverig. Het resultaat: niet alle medewerkers krijgen bijvoorbeeld toestemming om tools zoals ChatGPT, Gemini of Copilot te gebruiken.
De zorgen zijn begrijpelijk, want: hoe houd je data veilig, hoe voorkom je fouten, en hoe gebruik je AI in je voordeel zonder dat het (ethische of juridische) risico’s met zich meebrengt?
Toch geloof ik dat een totaalverbod op AI tools geen oplossing is. Denk aan een kind in een snoepwinkel: als je zegt ‘Je mag niks’, maak je dat snoep alleen maar verleidelijker. Het werkt beter om duidelijke kaders te stellen, zoals: ‘Je mag iets uitkiezen, maar alleen onder bepaalde voorwaarden.’
Hetzelfde geldt voor AI in je organisatie: geef je medewerkers de kans om te experimenteren, maar doe dit wel met heldere afspraken en richtlijnen.
Een goed startpunt: stel simpele basisrichtlijnen op voor AI-gebruik Stel richtlijnen op voor veilig en effectief AI-gebruik
Geef medewerkers ruimte om AI-toepassingen te verkennen en te ontdekken hoe ze hun werk makkelijker kunnen maken. Maar: zorg ervoor dat ze weten wat wel kan en wat niet kan. Leg dat vast. Eenvoudige basisrichtlijnen helpen om AI veilig en verantwoord in te zetten.
Goede basisrichtlijnen zijn bijvoorbeeld:
- Upload geen vertrouwelijke data in AI tools;
- Gebruik AI vooral als inspiratiebron en check altijd de bronnen;
- Controleer alle AI-gegenereerde tekst voordat je die publiceert;
- Gebruik geen AI-beelden voor extern gebruik zonder extra checks.
Met de juiste kaders creëer je een veilige en gecontroleerde omgeving waarin medewerkers de voordelen van AI kunnen ontdekken, zonder risico’s voor je bedrijf.
Belangrijk: mis de AI-boot niet!
Zijn jullie binnen je organisatie nog niet gestart met AI-implementatie? In 2025 starten met AI is voor veel mkb-organisaties cruciaal om relevant te blijven. Zo voorkom je dat concurrenten wel al profiteren van de vele voordelen van AI, en dus een concurrentievoordeel hebben doordat ze efficiënter werken. Andersom werkt het natuurlijk net zo: als jullie er snel bij zijn en AI jullie slimmer laat werken, dan hebben júllie dat concurrentievoordeel.
Wacht niet op het perfecte beleid: begin klein, leer, en stel gaandeweg verder richtlijnen op. Door te experimenteren en een pilotproject op te starten, ervaar je direct wat AI kan betekenen bij jullie op de werkvloer.
Tip: AI gebruiken in je organisatie duur? Nee hoor
AI hoeft geen grote investering te zijn. Voor veel mkb’s is een klein budget vaak al voldoende om de eerste AI-toepassingen uit te proberen. Met een ChatGPT Teams-account voor twee gebruikers bijvoorbeeld, dat zo’n 50 dollar per maand kost, kun je al eenvoudig starten. Zo ervaar je al heel snel en eenvoudig wat AI voor jullie kan betekenen. Zonder grote financiële verplichtingen.
Zo doe je een AI pilot in 8 stappen
Voor mkb-organisaties en start-ups die gestructureerd met AI willen beginnen, ontwikkelden we bij Doublesmart een AI-implementatie stappenplan. Het helpt je om AI-voordelen te benutten zonder daarbij de missie, mensen en waarden uit het oog te verliezen. Wij hebben deze stappen ook zelf doorlopen.
Twee punten vooraf
Is AI de oplossing voor jullie uitdaging?
Aan alle organisaties die ik help met AI-vraagstukken, stel ik één cruciale vraag: ‘Wat is de reden dat jullie met AI willen beginnen?’ Vaak hoor ik antwoorden als ‘om repetitieve taken te automatiseren’ of ‘om klantcontact te personaliseren’. Allemaal mooie doelen, maar is AI daarvoor altijd de beste oplossing? Soms kunnen traditionele methoden net zo effectief zijn.
Laat je niet afleiden
Ik benadruk altijd: ‘AI is een middel, geen doel op zich!’ Het is verleidelijk om mee te gaan in de hype, maar uiteindelijk draait alles om impact. Als AI jouw organisatie helpt om meer verschil te maken, geweldig! Maar als het alleen maar afleidt van je kernactiviteiten, denk dan nog eens goed na.
Stap 1: Stel een projectgroep samen.
Kies een kleine, gemotiveerde groep medewerkers met diverse achtergronden. Voor de meeste mkb’s volstaat een team van 3 tot 5 mensen. Denk aan:
- Een marketing- of communicatiemedewerker die ervaring heeft met klantcontact of contentcreatie;
- Een IT-verantwoordelijke of iemand met technische affiniteit die basiskennis heeft van gegevensbeheer en privacy;
- Eén of twee eindgebruikers, zoals een accountmanager en een projectleider, die straks ook praktisch met de AI-toepassingen gaan werken.
Waar specifieke expertise nodig is (zoals juridische of diepere technische kennis), kan tijdelijke externe ondersteuning nuttig zijn. Overweeg bijvoorbeeld om een freelancer of adviesbureau in te schakelen om tijdens de pilotfase te adviseren over dataveiligheid en ethische kwesties. Zo blijft de projectgroep flexibel en kostenefficiënt.
Met deze kleine, toegankelijke projectgroep creëer je een team dat breed gedragen is binnen de organisatie en direct aan de slag kan met AI, zonder dat uitgebreide formele rollen en functies nodig zijn.
Stap 2: Inventariseer jullie huidige situatie
Nu je een werkgroep hebt, is het tijd voor de volgende stap: de startpositie vastleggen. Deze stap doe je via een enquête en persoonlijke gesprekken.
Eerst leggen jullie vast in welke fase van AI-volwassenheid jullie je bevinden. Je kijkt daarbij naar het interne kennisniveau. Dit betekent: de mate waarin medewerkers nu al met AI werken. En op welke manier ze dat doen.
Ook onderzoek je welke technologie al gebruikt wordt. En of er al AI-beleid is en zo ja, waar je dit vindt en wat erin staat.
Stap 3: Bepaal jullie doelen of KPI’s
Terwijl je bezig bent met stap 2, kunnen jullie ook de doelen of KPI’s van je pilotproject alvast bepalen, en het businessplan opstellen.
Bepaal de use cases
Organiseer een brainstormsessie. Jullie doel: 3 tot 5 concrete use cases selecteren waar jullie organisatie de meeste baat bij heeft. Stel vragen als:
- Waar lig je werktechnisch wakker van?
- Welk probleem haalt het plezier uit je werk?
- Welk proces kost nu veel tijd en moet in jouw ogen sneller kunnen?
Voorbeelden van use cases waarin AI jullie werk gemakkelijker en efficiënter kan maken:
- Vragen van klanten beantwoorden
- Campagnes personaliseren
- Content schrijven
- Offertes opstellen
- Resultaten voorspellen
Focus op kleine, praktische stappen die binnen de dagelijkse werkzaamheden van je team passen.
Begin met kleine successen
Kies voor een pilotproject dat weinig tijd en middelen vereist. Test bijvoorbeeld een standaard AI-tool als ChatGPT of Microsoft Copilot. Werk bijvoorbeeld aan een project waar je teamleden een of twee uur per week aan kunnen besteden. Zo houd je de werklast beheersbaar en doe je toch waardevolle inzichten op.
Meetbare doelen met minimale tijdsinvestering
Voor mkb’s zijn overzichtelijke, direct meetbare KPI’s zoals tijdsbesparing, verbeterde kwaliteit of werkplezier een goede manier om succes te meten. Stel per use case een korte nulmeting in, zodat je na de pilotfase gemakkelijk kunt evalueren.
Juist door vanaf het begin een vinger aan de pols te houden, heb je snel een tastbaar positief resultaat in handen zodra dat meetbaar is. Zo vier je je successen, is dat succes zichtbaar en aanwijsbaar én vergroot je de motivatie binnen je team om AI te omarmen.
Risico’s bepalen
Als jullie je plan voor de pilotfase schrijven, breng dan ook de potentiële valkuilen in kaart. Denk aan privacy issues of ethische en juridische dilemma’s. Geef aan dat jullie starten met use cases waarin geen cruciale informatie gedeeld wordt of beslissingen van ethische of juridische aard genomen worden in samenwerking met AI. Omschrijf hoe jullie omgaan met deze issues. En vermeld dat de overige risico’s tijdens de pilotfase onderzocht worden.
Business case opstellen
Met jullie use cases en doelen op zak is het tijd voor de business case. Oftewel een plan voor de pilotfase: wat ga je onderzoeken, binnen welke kaders? Zet de concrete voordelen van AI op papier en bepaal het benodigde budget en de tijd die jullie nodig hebben voor het pilotproject.
Stap 4: Stel de goedkeuring van het MT zeker
Nu je een sterk team, duidelijke gebruikssituaties en een solide bedrijfscase hebt, is het zaak om het MT te overtuigen van het belang van AI voor jullie organisatie.
Presenteer je bedrijfscase
Organiseer een inspirerende presentatie en deel je bedrijfscase. Laat zien hoe AI jullie organisatie kan helpen om nog meer impact te maken. Gebruik pakkende voorbeelden van gelijksoortige bedrijven die al succesvol met AI werken.
Benadruk de voordelen
Vertel hoe kunstmatige intelligentie jullie processen kan stroomlijnen, kosten kan besparen en de klantrelaties kan versterken. Maak duidelijk dat AI geen bedreiging is, maar een kans om jullie missie nog beter te vervullen.
Stap 5: Ontwikkel vaardigheden en experimenteer
Gelukt! Het MT heeft akkoord gegeven op jullie pilot. Nu gaat het echte werk beginnen.
Iedereen dezelfde kennis
Van afbakenen en overtuigen verschuift jullie focus nu naar het trainen van jullie projectgroep. Doel is om hun te leren hoe ze effectief werken met AI tools. Het is dus, met andere woorden, tijd voor een lesje prompten, dat wil zeggen: op de juiste manier opdrachten geven aan AI tools. Ook op de leeragenda: een AI assistant bouwen zonder te hoeven coderen.
Laat de leden van de projectgroep verder kijken dan één AI tool. Naast bijvoorbeeld ChatGPT kunnen ze ook modellen als Claude en Gemini ontdekken. En experimenteren met het maken van beeldmateriaal.
Vinden jullie deze opstartfase lastig, weet je niet goed hoe je de eerste concrete stappen met AI zet? Denk eens na over een incompany AI training. Dat is een laagdrempelige en kostenefficiënte manier om AI te introduceren in de organisatie én om mensen enthousiast te maken.
Werken aan de use case
Als jullie de basiskennis op orde hebben, gaan jullie aan de slag met de gekozen use cases. Vorm duo’s en plan regelmatig een update-moment met de werkgroep. Ontdek of ChatGPT de juiste tool is voor je use case of dat er andere software voor nodig is. En ga jullie eigen AI assistants bouwen in bijvoorbeeld Claude of Perplexity.
Ook slim: maak een longlist van potentiële software die voor jullie use cases van waarde is.
Stap 6: Evalueer
Nu is het tijd om te beoordelen of AI echt meerwaarde heeft voor jullie organisatie. Evalueren dus!
KPI’s zijn je kompas
Houd de KPI’s die je in stap 3 hebt bepaald goed in de gaten. Zij zijn je kompas om te zien of je op koers ligt. Ga na of jullie, nu jullie met AI werken, tijd hebben bespaard, of de kwaliteit is verbeterd en of het werkplezier is toegenomen. Zo krijg je een duidelijk beeld van de impact van AI.
Heb je je doelen behaald? Geweldig! Vier die successen met je team. Loopt het nog niet zoals gepland? Geen probleem, dat geeft je waardevolle inzichten voor verbeteringen.
Reflecteren is groeien
Neem de tijd om te reflecteren op het hele pilotproject. Wat ging er goed? Waar liepen jullie tegenaan? Door eerlijk te zijn over de ups en downs, optimaliseer je het implementatieproces. Zo wordt elke volgende stap makkelijker.
Stap 7: Regel goedkeuring voor de uitrol
En, worden jullie efficiënter (of gewoon blijer) nu jullie met AI werken? Oftewel: is dit een blijvertje? Grote kans van wel!
Dan wordt het nu spannend: het is tijd om de resultaten te presenteren aan het MT. Dit is hét moment om ze te overtuigen van de uitrol van AI in jullie organisatie.
Wees helder en overtuigend
Presenteer jullie bevindingen en KPI-resultaten op een transparante en toegankelijke manier. Bespreek zowel de successen als de uitdagingen die jullie tijdens de pilot tegenkwamen. Gebruik voorbeelden die aansluiten bij jullie situatie, zoals de tijdsbesparing in klantcontact of de verbeterde effectiviteit van marketingcampagnes. Zo laat je het MT concreet zien hoe AI jullie marketing versterkt en jullie medewerkers beter of fijner doet werken.
Kom met een overzichtelijk opschalingsplan
Doe een voorstel waarin jullie laten zien hoe je AI in de komende maanden stapsgewijs verder kunt implementeren. Begin klein, bijvoorbeeld door de succesvolle use case verder uit te rollen binnen de marketingafdeling. Benoem de benodigde middelen en het verwachte effect. Een overzichtelijk plan versterkt het vertrouwen. Maak zo het MT duidelijk dat jullie klaar zijn voor de volgende stap.
Stap 8: Implementeer en leg bevindingen vast
Is het MT akkoord gegaan met de uitrol? Dan kun je AI tools nu breder inzetten binnen de organisatie. Begin met een gefaseerde uitrol. Zo laat je de organisatie stapsgewijs kennismaken met AI.
Beperkt starten en langzaam uitbreiden
Kies een afdeling, zoals marketing of klantcontact, waar je de nieuwe AI-werkwijzen introduceert. Voer deze stapsgewijs in, zodat teamleden rustig kunnen wennen. Na een evaluatieperiode breid je de implementatie verder uit op basis van de behaalde resultaten en feedback.
Meer draagvlak creëren? Deel jullie kennis!
Maak AI toegankelijk voor je team door kennissessies te organiseren en succesverhalen te delen. Plan bijvoorbeeld een maandelijkse meeting in of verstuur praktische tips via interne updates. Door AI tastbaar en toepasbaar te maken, creëer je meer draagvlak en bereidheid binnen je organisatie om werken met AI te omarmen.
AI in jouw organisatie: makkelijk starten doe je hier.
Wil je AI in jouw mkb-organisatie introduceren? Start met een pilotproject en stel een klein projectteam samen dat met haalbare doelen en KPI’s werkt. Focus op de mens: AI is een hulpmiddel, geen vervanger voor menselijke expertise.
Blijft zelf starten moeilijk? Kies dan voor een AI training. Zo verken je vrijblijvend de mogelijkheden van AI bij jullie op de werkvloer. Een goede trainer bouwt ruimte in om specifiek naar jullie use cases te kijken. Hij of zij helpt jullie daarmee concreet AI in te zetten op een manier die voor jullie ook echt effectief is.
Wil je jouw marketingteam op weg helpen met AI? Meld je aan voor onze AI-training speciaal voor marketeers en ontdek hoe AI jouw marketingactiviteiten kan versterken!
