Workflow staat voor een werkwijze waarbij herhalende patronen worden ontwikkeld om diensten uit te voeren of om informatie te verwerken. Dit kan bestaan uit een opeenvolging van handelingen of de overdracht van taken aan verschillende personen of organisaties. Wat is workflow en hoe kan dit met software worden beheerd of verbeterd?
Zowel grote bedrijven als eenmanszaken hebben behoefte aan organisatie. Door een duidelijke en herhaalbare workflow te ontwikkelen kunnen processen betrouwbaar en efficiënt worden uitgevoerd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van standaard modellen die binnen specifieke sectoren reeds aanwezig zijn, of er kan een eigen werkwijze ontwikkeld worden die aansluit op de specifieke onderneming. Daarbij kunnen ook externe organisaties betrokken worden zoals leveranciers of afnemers.
Hoewel het toepassen van gestandaardiseerde protocollen niet nieuw is, werd de term work flow pas voor het eerst gebruikt in 1921, waar het betrekking had op de trein industrie. Frederick Taylor en Henry Gantt worden gezien als de grondleggers van de doelgerichte, rationele organisatie van werkzaamheden, hoewel zij de term workflow nooit gebruikt hebben. In 1948 werd het concept ook naar de thuissituatie gebracht in het boek “Cheaper by the Dozen”. Na de Tweede Wereldoorlog werden met name de zeer gestructureerde methoden in de Japanse industrie beroemd vanwege hun focus op efficiëntie en teamgeest.
Er is diverse software beschikbaar om workflow binnen organisaties in kaart te brengen zoals het Open Source pakket BPM Camunda of Bonita BPM. De letters BPM staan voor Business Process Management. Hierbij is workflow slechts een onderdeel van een groter geheel, waarbij task management centraal staat met als doel optimalisatie van de bedrijfsprocessen. In software is het naast ontwerp ook mogelijk om diverse scenario’s virtueel uit te voeren met als doel meerdere opties te testen alvorens deze in de praktijk uit te rollen.
Door iedere schakel in het proces te optimaliseren zal het geheel efficiënter worden wat tijd en kosten kan besparen.
