Workflow staat voor een werkwijze waarbij herhalende patronen worden ontwikkeld om diensten uit te voeren of om informatie te verwerken. Dit kan bestaan uit een opeenvolging van handelingen of de overdracht van taken aan verschillende personen of organisaties. Wat is workflow en hoe kan dit met software worden beheerd of verbeterd?
Zowel grote bedrijven als eenmanszaken hebben behoefte aan organisatie. Door een duidelijke en herhaalbare workflow te ontwikkelen kunnen processen betrouwbaar en efficiënt worden uitgevoerd. Hierbij kan gebruik worden gemaakt van standaard modellen die binnen specifieke sectoren reeds aanwezig zijn, of er kan een eigen werkwijze ontwikkeld worden die aansluit op de specifieke onderneming. Daarbij kunnen ook externe organisaties betrokken worden zoals leveranciers of afnemers.
Hoewel het toepassen van gestandaardiseerde protocollen niet nieuw is, werd de term work flow pas voor het eerst gebruikt in 1921, waar het betrekking had op de trein industrie. Frederick Taylor en Henry Gantt worden gezien als de grondleggers van de doelgerichte, rationele organisatie van werkzaamheden, hoewel zij de term workflow nooit gebruikt hebben. In 1948 werd het concept ook naar de thuissituatie gebracht in het boek “Cheaper by the Dozen”. Na de Tweede Wereldoorlog werden met name de zeer gestructureerde methoden in de Japanse industrie beroemd vanwege hun focus op efficiëntie en teamgeest.
Er is diverse software beschikbaar om workflow binnen organisaties in kaart te brengen zoals het Open Source pakket BPM Camunda of Bonita BPM. De letters BPM staan voor Business Process Management. Hierbij is workflow slechts een onderdeel van een groter geheel, waarbij task management centraal staat met als doel optimalisatie van de bedrijfsprocessen. In software is het naast ontwerp ook mogelijk om diverse scenario’s virtueel uit te voeren met als doel meerdere opties te testen alvorens deze in de praktijk uit te rollen.
Door iedere schakel in het proces te optimaliseren zal het geheel efficiënter worden wat tijd en kosten kan besparen.
Bij marketing biedt een goede workflow meer kans op een succesvolle marketing campagne. Daarnaast is het ook eenvoudiger om achteraf een analyse te maken waar mogelijke knelpunten aan het licht komen. Veel ondernemers maken de fout hun marketing strategie te ruim te nemen om maar niemand te missen bij het benaderen van potentiële klanten. De praktijk wijst uit dat juist het benaderen van specifieke doelgroepen en nichemarkten het hoogste rendement oplevert. Het inrichten van een marketing workflow hoeft niet gecompliceerd te zijn, een lijstje met bulletpoints kan al voldoende zijn. Hier is een voorbeeld van een workflow in marketing:
Een effectieve campagne begint met het stellen van doelen. Een hardloper moet ook weten waar de finish zich bevindt om die te bereiken. Een workflow inrichten is daarmee geen lineair proces. De start van het proces begint bij het einde, vervolgens gaat men terug naar het vertrekpunt en de tussenstappen worden gaandeweg ingevuld.
Broadcast, narrowcast, social media of adverteren in landelijke dagbladen; het zijn allemaal kanalen met plus- en minpunten. Op basis van de doelen en doelgroep kunnen de kanalen worden gekozen waar de potentiële klanten te vinden zijn.
Door taken te verdelen worden zaken niet dubbel uitgevoerd, daarnaast heeft ieder persoon ook eigen verantwoordelijkheden. Het is daarbij wel van belang om het geheel te blijven overzien, bijvoorbeeld door samen te werken binnen een gedeeld document of project in een task manager. Zo kan iedere deelnemer in het team zien wat de vorderingen zijn per onderdeel.
Iedere euro kan slechts eenmaal worden uitgegeven. Bij het plannen en uitvoeren van een marketing campagne moet worden bepaald welke kostenposten het hoogste rendement opleveren. Als het doel is om een merkimago te versterken dan kan een beroemd persoon als spokesperson een goede investering zijn. Als het doel is om direct de verkoop van een product te stimuleren kan een andere insteek wellicht meer rendement opleveren.
Een marketing workflow heeft een duidelijke structuur maar niet alle punten liggen vast. Deadlines kunnen verschuiven, de volgorde kan veranderen en taken kunnen van eigenaar wisselen. Daarom is het van belang om alle elementen binnen de workflow aan te duiden en in relatie tot elkaar te stellen.
