Vacation message of Out of Office Message is een automatisch gegenereerd antwoord waarin wordt aangegeven dat de oorspronkelijke ontvanger van een bericht niet beschikbaar is. De reden hiervoor kan worden opgenomen in het bericht maar dit is niet altijd het geval. Het biedt de ontvanger informatie over de bereikbaarheid van een persoon, waarbij mogelijke alternatieven geboden kunnen worden. Wat is een vacation message en wat hoort er in een dergelijk bericht te staan?
Een vacation message is een toepassing van de Auto Reply functie in mailprogramma’s. In plaats van handmatig een mail terug te sturen, zal de software een vooraf opgesteld bericht retour sturen. Een dergelijk bericht kan per e-mailadres worden ingesteld, met naast een bericht ook een looptijd. Zo kan iemand die in een bepaalde periode op vakantie gaat dit kenbaar maken aan mensen die contact zoeken.
De termen vacation message en Out of Office Message worden door elkaar gebruikt, de tweede vorm is meer algemeen. Uiteraard zijn er meer redenen voor afwezigheid dan vakantie. Hier zijn enkele aandachtspunten bij het opstellen van een dergelijk bericht:
Er zijn twee redenen om niet automatisch een mail te sturen naar alle contacten. In de eerste plaats zal niet iedereen contact opnemen binnen de periode van afwezigheid. Het heeft dan geen toegevoegde waarde om aan te geven dat je niet beschikbaar bent. En als tweede zullen personen die niet in de contactenlijst staan niet geïnformeerd worden. Bij beroepen waar strakke deadlines van toepassing zijn of zaken met grote urgentie is het wel mogelijk om vooraf het netwerk op de hoogte te stellen.
