Een Debiteur is een persoon of organisatie die een financiële verplichting is aangegaan ten opzichte van een andere persoon of organisatie. Eerst wordt er een wederzijdse overeenkomst gesloten, debiteuren moeten vervolgens een betaling verrichten voor de goederen of diensten die reeds geleverd zijn of zullen worden. Wat is een Debiteur en waar wordt een Debiteurenadministratie bijgehouden?
Wanneer een aankoop wordt verricht zal hiervoor ook betaald moeten worden. In principe zullen de kosten voor zowel de afnemer als aannemer bekend zijn, er wordt niet altijd vooraf betaald. Tot aan het moment dat de afnemer betaald heeft zal deze als Debiteur of als juridisch schuldenaar worden aangemerkt. Het tegenovergestelde van een Debiteur is een Crediteur. Dit is de partij die de betaling van de opdrachtgever in ontvangst zal nemen.
Binnen de boekhouding van grotere ondernemingen zal de debiteurenadministratie doorgaans als apart onderdeel van de financiële administratie worden behandeld. Dit kan onder de klantadministratie vallen maar dit is niet altijd het geval. De Debiteur wordt in de linkerkolom geplaatst van de balans, ofwel de debetzijde. Het is de veronderstelling dat het bedrag uiteindelijk wel betaald zal worden.
We spreken van dubieuze debiteuren wanneer er vermoed wordt dat de uitstaande schuld niet volledig of zelfs geheel niet betaald zal worden. Hier is een specifieke post voor opgenomen in de debiteurenadministratie waarin het uitstaande bedrag als waarschijnlijk verlies wordt aangemerkt. Wanneer alsnog tot betaling wordt overgegaan zal de rekening geregulariseerd worden.
Er zijn diverse manieren om dubieuze debiteuren te voorkomen. Zo kan de opdrachtgever vooraf getoetst worden op betrouwbaarheid en waar mogelijk kredietwaardigheid. Op tijd factureren en herinneringen sturen kan helpen om risico’s te verminderen. Hoe lager de drempel is voor aannemers om te betalen hoe hoger de kans op een tijdige betaling. Denk aan digitale facturen met betaal links die direct doorverwijzen naar een beveiligde bankomgeving.
