Een autoresponder is een geautomatiseerde wijze om e-mails te versturen naar een specifiek persoon of groep op basis van vooraf bepaalde criteria. Het is een manier om te communiceren met contacten zonder manuele actie of aanwezigheid. Dit kan tijd besparen en de conversie verhogen. Wat is een autoresponder email en welke mogelijkheden zijn er?
Je stuurt een mail naar iemand en ontvangt direct een mail terug met een “Out of Office” boodschap. Deze mail wordt automatisch verstuurd zonder handeling van de origineel geadresseerde. Dit is een eenvoudig voorbeeld van een autoresponder, waarbij de software automatisch een bericht stuurt dat vooraf gedefinieerd is. Naast een reactie naar een individu is het ook mogelijk om een bericht naar veel ontvangers tegelijkertijd te verzenden. Wanneer de criteria eenmaal gedefinieerd zijn is er geen handmatige actie meer vereist. Deze methode kan gebruikt worden voor verschillende doelen waaronder:
Hoewel ‘respond’ letterlijk ‘antwoord’ betekent, hoeft een autoresponder niet per definitie een direct antwoord te zijn op een mail. Wanneer iemand zich bijvoorbeeld heeft aangemeld voor een nieuwsbrief zullen er automatisch meerdere mails verstuurd worden. Deze opvolgmails kunnen vooraf ingepland worden, bijvoorbeeld iedere twee weken een nieuwe mailing.
Hoewel een autoresponder email wat onpersoonlijk kan overkomen, wordt feedback toch vaak gewaardeerd. Liever een bericht dat eraan gewerkt wordt dan in het duister tasten of de mail wel is aangekomen. Voor een commerciële aanbieder maken autoresponders het veel eenvoudiger om een groot klantenbestand te benaderen zonder grote investering van tijd of kosten. Het opzetten van een systeem en het bepalen van een doordachte strategie vereist wel wat kennis en ervaring om het juiste resultaat te bereiken.
